Budget & Kosten / PRAKTISCHE ANLEITUNG
Wie berechnet man die Kosten pro Gast bei einer Hochzeit?
Unterscheidet variable Kosten je Gast von der Gesamtsumme geteilt durch alle Gäste. Essen und Getränke verändern sich häufig mit der Gästezahl; Foto, Musik oder eine feste Raummiete nicht automatisch. Nur mit dieser Trennung seht ihr, was eine zusätzliche Person tatsächlich verändert.
Zwei verschiedene Pro-Kopf-Werte
Der rechnerische Durchschnitt verteilt alle Kosten auf eure Gäste. Er hilft, Budgets unterschiedlicher Größe zu betrachten, sagt aber wenig über eine einzelne zusätzliche Einladung. Für diese Entscheidung braucht ihr den vereinbarten variablen Satz. Prüft auch Staffelpreise und Mindestabnahmen: Fällt die Gästezahl unter einen vereinbarten Mindestumsatz, sinkt eure Rechnung möglicherweise nicht entsprechend.
Ein Beispiel mit frei gewählten Beträgen
Angenommen, ihr setzt 8.000 Euro feste Kosten und 100 Euro variable Kosten für 80 Gäste an. Dann ergibt sich ein Beispielbudget von 16.000 Euro und ein Gesamtdurchschnitt von 200 Euro pro Gast. Zehn zusätzliche Gäste erhöhen dieses vereinfachte Modell um 1.000 Euro. Die Zahlen sind Rechenannahmen, keine Marktpreise. Kinder, Dienstleisteressen oder zusätzliche Räume können anders berechnet werden.
KONKRET WEITERPLANEN
Euer Arbeitsblatt
Vorlage zur Orientierung. Beispiele und Beträge sind frei gewählte Planungsannahmen, soweit nicht ausdrücklich als Planer-Regel bezeichnet.
| Beispielrechnung | 80 Gäste | 90 Gäste |
|---|---|---|
| Feste Kosten | 8.000 € | 8.000 € |
| Variable Kosten bei 100 € je Gast | 8.000 € | 9.000 € |
| Gesamt | 16.000 € | 17.000 € |
| Gesamtkosten je Gast, gerundet | 200 € | 189 € |
So geht ihr Schritt für Schritt vor
- Alle Kosten als fest, variabel oder gemischt einordnen.
- Variable Preise aus euren Angeboten übernehmen.
- Erwachsene, Kinder und weitere Mahlzeiten getrennt prüfen.
- Szenarien mit veränderter Gästezahl und Mindestumsätzen vergleichen.
Was dazu oft unklar ist
Spart eine Absage den vollen Durchschnittsbetrag?
Meist nicht. Feste Kosten bleiben bestehen; bei Catering gelten außerdem die vereinbarten Melde- und Änderungsfristen.
Zählen Kinder genauso wie Erwachsene?
Übernehmt die tatsächlichen Konditionen eurer Anbieter. Manche berechnen Kinder nach Alter oder Leistung unterschiedlich.