Trauzeugen & Koordination / PRAKTISCHE ANLEITUNG
Wie erstellt man einen Regenplan für die Hochzeit?
Ein Regenplan braucht einen nutzbaren Alternativort, eine Entscheidungszeit und eine verantwortliche Person. Klärt, welche Teile wirklich nach drinnen wechseln können und wie Aufbau, Gästewege und Technik angepasst werden. Ein Schirm allein löst keine vollständige Außenplanung.
Die Alternative muss zur Gästezahl passen
Prüft mit der Location, ob der Ausweichraum für die geplante Nutzung tatsächlich geeignet ist und wer ihn freigibt. Denkt an Sitzplätze, Zugänge, Garderobe und nasse Wege. Eine Trauung im selben Raum wie das spätere Essen kann einen Umbau nötig machen. Dieser Umbau braucht Personal, Zeit und gegebenenfalls einen Ort, an dem sich die Gäste währenddessen aufhalten.
Entscheidung und Kommunikation vorher vereinbaren
Bestimmt, wer den Wetterstand prüft, mit der Location spricht und den Wechsel auslöst. Fragt die beteiligten Anbieter, bis wann sie für Aufbau oder Technik Bescheid brauchen. Haltet im Tagesplan beide Varianten mit unterschiedlichen Wegen und Zuständigkeiten fest. Bei Wetterlagen, die über normalen Regen hinausgehen, folgt ihr den Entscheidungen und Sicherheitsvorgaben der Location sowie zuständiger Stellen.
KONKRET WEITERPLANEN
Euer Arbeitsblatt
Vorlage zur Orientierung. Beispiele und Beträge sind frei gewählte Planungsannahmen, soweit nicht ausdrücklich als Planer-Regel bezeichnet.
| Außen geplant | Alternative klären | Zusätzlicher Bedarf |
|---|---|---|
| Trauung | Freigegebener Innenbereich | Bestuhlung und Technik |
| Empfang | Überdachter oder innerer Bereich | Service und Sitzplätze |
| Paarfotos | Geeigneter geschützter Ort | Abstimmung mit Foto-Team |
| Ortswechsel | Zugänglicher Ankunftsbereich | Information, Wege und Reserve |
So geht ihr Schritt für Schritt vor
- Für jeden Außenabschnitt eine geeignete Alternative benennen.
- Kapazität, Aufbau und zusätzliche Wege mit der Location prüfen.
- Spätesten Entscheidungszeitpunkt und verantwortliche Person vereinbaren.
- Gäste und Dienstleister über den gültigen Ablauf informieren.
Was dazu oft unklar ist
Wann entscheiden wir über den Wechsel?
Nach den tatsächlich nötigen Vorlaufzeiten für Location und Aufbau. Vereinbart den Zeitpunkt vor der Hochzeit statt erst im Regen.
Muss der Regenplan auf die Einladung?
Eine kurze Information zum Treffpunkt kann helfen. Die internen Aufbau- und Entscheidungsdetails gehören in den Arbeitsplan.